PENGUATAN TATA KELOLA PEMERINTAHAN DESA MELALUI PENGANGGARAN LANGGANAN APLIKASI DIGITAL PADA APBDESA

 Oleh; Kadek Agus Mahardika

A. Pendahuluan

Transformasi digital saat ini bukan lagi menjadi pilihan, melainkan telah menjadi kebutuhan dalam penyelenggaraan pemerintahan desa. Hampir seluruh aktivitas administrasi desa kini memanfaatkan berbagai aplikasi digital untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik, mempercepat penyusunan administrasi, meningkatkan transparansi penggunaan APBDesa, serta memperkuat keterbukaan informasi kepada masyarakat.

Sebagai Tenaga Ahli Pemberdayaan Masyarakat (TA PM) Kota Denpasar yang setiap hari melakukan pendampingan kepada pemerintah desa, saya melihat hampir seluruh perangkat desa telah memanfaatkan berbagai aplikasi digital seperti ChatGPT, Gemini, Canva Pro, CapCut Pro, Google Workspace/Google Drive, Microsoft 365, Zoom Meeting dan berbagai aplikasi pendukung lainnya. Aplikasi-aplikasi tersebut bukan lagi digunakan untuk kepentingan pribadi, tetapi telah menjadi alat kerja resmi Pemerintah Desa dalam melaksanakan tugas pemerintahan.

Ironisnya, sampai saat ini sebagian besar biaya langganan aplikasi tersebut masih dibayar menggunakan uang pribadi perangkat desa. Padahal seluruh hasil pekerjaan yang dihasilkan merupakan dokumen resmi Pemerintah Desa yang menjadi bagian dari penyelenggaraan pemerintahan desa. Menurut hemat saya, kondisi ini sudah saatnya diperbaiki melalui kebijakan penganggaran yang lebih adaptif terhadap perkembangan teknologi.

B. Mengapa Langganan Aplikasi Digital Menjadi Kebutuhan Pemerintah Desa?

Perangkat desa saat ini tidak hanya mengetik surat menyurat. Mereka dituntut menghasilkan berbagai dokumen administrasi yang berkualitas, cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, antara lain:

• penyusunan RPJM Desa;
• penyusunan RKP Desa;
• penyusunan APBDesa;
• penyusunan Perdes dan Peraturan Perbekel;
• penyusunan proposal kegiatan;
• penyusunan RAB;
• penyusunan SPJ;
• penyusunan LPJ;
• penyusunan laporan Kepala Desa;
• penyusunan infografis APBDesa;
• publikasi kegiatan desa di media sosial;
• penyusunan video edukasi masyarakat;
• pengelolaan arsip digital;
• penyimpanan dokumen pemerintahan desa;
• kolaborasi dokumen secara daring.

Semua pekerjaan tersebut saat ini sangat terbantu dengan pemanfaatan aplikasi digital berbasis Artificial Intelligence (AI) maupun aplikasi produktivitas lainnya.

Dengan demikian, biaya langganan aplikasi digital pada hakikatnya bukan merupakan biaya konsumtif, melainkan belanja operasional pemerintahan desa.

C. Regulasi Sudah Mengarah pada Digitalisasi Desa

Arah kebijakan Pemerintah Pusat sebenarnya telah memberikan ruang yang sangat jelas terhadap digitalisasi pemerintahan desa. Kemendesa melalui kebijakan Sistem Informasi Desa (SID) menegaskan bahwa desa harus membangun tata kelola pemerintahan berbasis informasi digital.

Di sisi lain, Kemendagri terus mendorong digitalisasi melalui implementasi SIPD serta penguatan tata kelola pemerintahan yang efektif, transparan, dan akuntabel. Sementara itu, BPKP melalui pengembangan Siskeudes selalu menekankan pentingnya efektivitas, efisiensi, transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan desa.

Artinya, secara substansi penggunaan aplikasi digital justru mendukung pelaksanaan prinsip-prinsip tersebut.

D. Peluang Penganggaran dalam APBDesa

Berdasarkan Parameter Output Kegiatan Pemerintah Kota Denpasar Tahun 2026, terdapat beberapa kegiatan yang menurut saya sangat relevan dijadikan dasar penganggaran langganan aplikasi digital, antara lain:

• Penyediaan Operasional Pemerintah Desa (01.01.04);
• Pengelolaan Administrasi dan Kearsipan Pemerintahan Desa (01.03.03);
• Penyusunan Dokumen Keuangan Desa (01.04.04);
• Penyusunan Laporan Kepala Desa dan Informasi kepada Masyarakat (01.04.07);
• Pengembangan Sistem Informasi Desa (01.04.08);
• Penyelenggaraan Informasi Publik Desa (02.06.02).

Menurut saya, kegiatan-kegiatan tersebut sudah menunjukkan bahwa pekerjaan pemerintahan desa saat ini sangat erat dengan penggunaan teknologi informasi. Yang masih menjadi kendala adalah belum adanya nomenklatur belanja yang secara eksplisit menyebut Belanja Jasa Langganan Aplikasi Digital.

E. Pentingnya Akun Resmi Milik Pemerintah Desa

Hal yang menurut saya jauh lebih penting daripada sekadar membayar biaya langganan adalah kepemilikan akun digital tersebut. Saya berpendapat bahwa seluruh aplikasi yang dibiayai APBDesa harus menggunakan akun resmi Pemerintah Desa, bukan akun pribadi perangkat desa.

Contohnya:

✔ ChatGPT Pemerintah Desa

✔ Gemini Pemerintah Desa

✔ Canva Pro Pemerintah Desa

✔ Google Workspace Desa

✔ Google Drive Desa

✔ Microsoft 365 Desa

✔ Zoom Pemerintah Desa

Dengan demikian:

• seluruh dokumen menjadi aset Pemerintah Desa;
• ketika operator berganti, data tidak ikut hilang;
• desain infografis tetap dimiliki desa;
• video kegiatan tetap tersimpan;
• arsip digital tetap aman;
• histori pekerjaan tetap terdokumentasi;
• tidak terjadi ketergantungan kepada akun pribadi perangkat desa.

Prinsipnya sederhana:

Yang dibiayai APBDesa harus menjadi aset digital Pemerintah Desa.

F. Perlu Pengaturan Melalui Regulasi Desa

Saya juga memandang bahwa penggunaan aplikasi digital tidak cukup hanya dianggarkan. Penggunaannya harus memiliki dasar tata kelola yang jelas melalui regulasi di tingkat desa.  Regulasi tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing desa, antara lain:

     1.    Peraturan Desa (Perdes)

Apabila desa ingin mengatur kebijakan umum mengenai transformasi digital pemerintahan desa, keamanan informasi, dan pengelolaan aset digital desa.

    2.     Peraturan Perbekel

Sebagai aturan teknis mengenai:

·    penggunaan aplikasi digital;

·    standar keamanan akun;

·    pengelolaan cloud storage;

·    pengelolaan media sosial resmi desa;

·    tata kelola Artificial Intelligence (AI) dalam administrasi desa;

·    klasifikasi dokumen digital.

    3.     Keputusan (SK) Perbekel

Untuk menetapkan:

·    Admin Utama Sistem Informasi Desa;

·    Administrator Google Workspace;

·    Administrator Media Sosial Desa;

·    Tim Pengelola Arsip Digital;

·    Tim Pengelola Artificial Intelligence Pemerintah Desa;

·    penanggung jawab setiap aplikasi berlangganan.

    4.     Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP diperlukan agar penggunaan aplikasi berlangsung seragam, aman, dan dapat diaudit. Misalnya:

·    SOP Penggunaan ChatGPT dalam penyusunan administrasi desa;

·    SOP Penggunaan Canva untuk publikasi pemerintah desa;

·    SOP Pengelolaan Google Drive Desa;

·    SOP Pengelolaan Arsip Digital Desa;

·    SOP Keamanan Password dan Autentikasi Dua Faktor (2FA);

·    SOP Serah Terima Akun Digital saat terjadi pergantian perangkat desa atau operator.

Dengan adanya regulasi tersebut, penggunaan aplikasi digital tidak bergantung pada individu, tetapi menjadi bagian dari sistem pemerintahan desa yang berkelanjutan.

G. Usulan Penyempurnaan Kode Rekening

Sebagai bagian dari penguatan tata kelola keuangan desa, saya merekomendasikan agar Pemerintah Daerah melalui Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) mengusulkan penambahan nomenklatur belanja pada kelompok Belanja Operasional Perkantoran (5.2.5) berupa:

5.2.5.96 Belanja Jasa Langganan Aplikasi Digital

Ruang lingkupnya dapat meliputi:

• Artificial Intelligence (ChatGPT, Gemini dan sejenisnya);
• aplikasi desain grafis;
• aplikasi video editing;
• cloud storage;
• aplikasi rapat daring;
• aplikasi kolaborasi dokumen;
• aplikasi produktivitas perkantoran;
• aplikasi keamanan data;
• aplikasi pendukung pelayanan publik lainnya.

Dengan adanya nomenklatur yang lebih spesifik, pemerintah desa memiliki kepastian dalam menyusun APBDesa, sementara aparat pengawas dan pemeriksa juga memperoleh dasar klasifikasi belanja yang lebih jelas.

H. Rekomendasi TA PM Kota Denpasar

Sebagai Tenaga Ahli Pemberdayaan Masyarakat Kota Denpasar, saya merekomendasikan beberapa langkah strategis sebagai berikut:

1. DPMD Kota Denpasar  menyusun pedoman teknis mengenai penganggaran langganan aplikasi digital sebagai bagian dari belanja operasional pemerintahan desa.
2. Pemerintah Desa mulai mengidentifikasi kebutuhan aplikasi digital yang benar-benar mendukung penyelenggaraan pemerintahan, pelayanan publik, pelaporan, keterbukaan informasi, dan pengelolaan arsip.
3. Seluruh akun aplikasi yang dibiayai APBDesa wajib menggunakan identitas resmi Pemerintah Desa, seperti alamat surat elektronik (email) kedinasan atau domain desa, sehingga kepemilikan akun dan seluruh data yang dihasilkan menjadi aset Pemerintah Desa, bukan milik pribadi perangkat desa.
4. Seluruh username, password, kode pemulihan (recovery code), dan metode autentikasi dua faktor (2FA) harus dikelola secara aman oleh Pemerintah Desa melalui administrator yang ditetapkan dengan Keputusan Perbekel, disimpan dalam mekanisme yang terdokumentasi, serta diserahterimakan secara resmi apabila terjadi pergantian pejabat atau operator.
5. Pemerintah Desa perlu menetapkan regulasi internal berupa Peraturan Desa, Peraturan Perbekel, Keputusan Perbekel, dan SOP yang mengatur tata kelola aplikasi digital, keamanan informasi, pengelolaan akun resmi, perlindungan data, serta pemanfaatan teknologi Artificial Intelligence (AI) secara bertanggung jawab.
6. Kemendagri bersama BPKP dan Kemendesa diharapkan dapat mempertimbangkan penyempurnaan nomenklatur belanja operasional agar mengakomodasi Belanja Jasa Langganan Aplikasi Digital, sehingga seluruh desa di Indonesia memiliki dasar penganggaran yang seragam, akuntabel, dan selaras dengan arah transformasi digital pemerintahan desa.

Penutup

Digitalisasi pemerintahan desa tidak cukup diwujudkan melalui penyediaan perangkat komputer atau jaringan internet. Yang lebih penting adalah memastikan bahwa desa memiliki ekosistem digital yang legal, aman, berkelanjutan, dan dikelola sebagai aset institusi. Langganan aplikasi digital bukan sekadar biaya operasional, melainkan investasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik, mempercepat administrasi, memperkuat transparansi APBDesa, dan membangun tata kelola pemerintahan desa yang modern. Melalui penganggaran yang tepat, kepemilikan akun resmi pemerintah desa, serta regulasi internal yang memadai, desa akan semakin siap menghadapi tantangan transformasi digital sekaligus menjaga akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan sesuai prinsip-prinsip yang diamanatkan oleh regulasi yang berlaku.

 

#TPPBerkinerjaBaik

#TPPKerjaBerdampak